参加者データのCSVに用意された、4つの書き出し方とその違い

集めた参加者のデータは、参加者一覧の画面からCSVで書き出せます。書き出し方は4つあり、それぞれ範囲と受け取り方が違います。

4つの違い

方法	範囲	受け取り方
現在のページ（フィルター適用）	表示中のページ、絞り込みあり	その場でダウンロード
現在のページ（すべてのデータ）	表示中のページ、絞り込み無視	その場でダウンロード
全データ（フィルター適用）	全ページ、絞り込みあり	メールで届く
全データ（完全エクスポート）	データベース全体	メールで届く

全データを選ぶとメールで届きます。 その場ではダウンロードされません。件数が多いと生成に時間がかかるためです。

なお全データの2つは、日付の絞り込みが無視されます。 期間を指定したつもりでも全期間が出ます。期間で絞りたいなら、現在のページ側を使ってください。

どれを使うか

日常の確認なら、現在のページで十分です。直近の参加者を眺めるだけなら、全件は要りません。

月次の集計なら、全データ（フィルター適用）です。ただし日付が無視されるので、書き出したあとに表計算ソフト側で期間を絞ることになります。

バックアップや移行なら、完全エクスポートです。頻繁に行うものではありません。

メールで届くことの意味

全データの書き出しはメールに添付されて届きます。つまり参加者の個人情報が、あなたのメールボックスに入ります。

受信箱に残り続けるファイルなので、扱いを決めておいてください。使い終わったら消す、共有しない、転送しない。ポイント制度の会員CSVと同じ注意が要ります。

メール通知の設定はユーザー画面にあり、CSVエクスポートを含むレポート系の通知はまとめてオフにもできます。オフにすると全データの書き出しが受け取れなくなるので、使う予定があるならオンのままにしてください。

何が入っているか

書き出される列は、参加者の識別情報と参加履歴です。メールアドレス、名前、電話番号、最終参加日時、そして参加ごとのキャンペーン名・クーポン・引き換え状況が入ります。

フォームで有効にしていない項目は空欄になります。電話番号を集めていなければ、その列は空です。

書き出す前に決めておく

CSVは個人情報を含むファイルです。書き出す前に、何のために書き出すのかを決めてください。

「とりあえず全部」で書き出したファイルが、目的もないまま手元に残るのがいちばんよくない状態です。使う目的が決まっているなら、必要な範囲だけを書き出してください。

書き出しの履歴が残ります

CSVの書き出しには履歴が記録されます。誰がいつ、どの範囲を書き出したかが残る仕組みです。

複数人でショップを運用している場合、この履歴が確認手段になります。個人情報を含むファイルを扱う以上、記録が残ること自体が安全側の設計です。

まとめ

現在のページはその場で、全データはメールで届きます。全データは日付の絞り込みが効きません。

届いたCSVには個人情報が含まれます。使い終わったあとの扱いまで決めてから書き出してください。