参加者データのCSVに用意された、4つの書き出し方とその違い

集めた参加者のデータは、参加者一覧の画面からCSVで書き出せます。

書き出し方は4通りあります。データの範囲と受け取り方がそれぞれ異なるため、目的に合わせて選ぶことが大切です。

4つの違い

方法	範囲	受け取り方
現在のページ（フィルター適用）	表示中のページ、絞り込みあり	その場でダウンロード
現在のページ（すべてのデータ）	表示中のページ、絞り込み無視	その場でダウンロード
全データ（フィルター適用）	全ページ、絞り込みあり	メールで届く
全データ（完全エクスポート）	データベース全体	メールで届く

全データを選んだ場合は、その場でダウンロードされず、メールで届きます。データの件数が多いと、CSVの生成に時間がかかるためです。

また、全データの2つは日付の絞り込みが適用されません。期間を指定していても、全期間のデータが書き出されます。

期間を絞って書き出したい場合は、現在のページ側の方法を使ってください。

どれを使うか

日常の確認なら、現在のページで十分です。直近の参加者を確認したいだけなら、すべてのデータを書き出す必要はありません。

月次の集計なら、全データ（フィルター適用）が使えます。ただし、日付の絞り込みは無視されます。書き出したあとに、表計算ソフト側で対象の期間を絞ってください。

バックアップや移行には、全データ（完全エクスポート）を使います。こちらは頻繁に行うものではありません。

メールで届くことの意味

全データの書き出しを行うと、CSVがメールに添付されて届きます。

つまり、参加者の個人情報がメールボックスに入るということです。

メールに添付されたファイルは、そのまま受信箱に残り続ける可能性があります。使い終わったら削除する、他の人と共有しない、転送しないなど、あらかじめ扱い方を決めておいてください。マイル制度の会員CSVと同じように注意が必要です。

メール通知の設定はユーザー画面から変更できます。CSVエクスポートを含むレポート系の通知は、まとめてオフにすることもできます。

ただし、通知をオフにすると全データの書き出しを受け取れなくなります。今後使う予定がある場合は、オンのままにしてください。

何が入っているか

CSVには、参加者の識別情報と参加履歴が入ります。

メールアドレス、名前、電話番号、最終参加日時に加えて、参加ごとのキャンペーン名・クーポン・引き換え状況などが含まれます。

フォームで有効にしていない項目は空欄になります。たとえば、電話番号を集めていなければ、電話番号の列は空のままです。

書き出す前に決めておく

CSVには個人情報が含まれます。書き出す前に、何のために使うのかを決めておきましょう。

「とりあえず全部」と書き出したファイルが、目的のないまま手元に残るのは避けたいところです。使う目的が決まっているなら、その目的に必要な範囲だけを書き出してください。

書き出しの履歴が残ります

CSVの書き出し履歴も記録されます。誰が、いつ、どの範囲を書き出したのかを確認できる仕組みです。

複数人でショップを運用している場合は、この履歴が確認の手がかりになります。

個人情報を含むファイルを扱うため、誰がいつ書き出したのかという記録が残ること自体が、安全側の設計になっています。

まとめ

現在のページから書き出した場合は、その場でダウンロードされます。全データを選んだ場合は、メールで届きます。

また、全データの書き出しでは日付の絞り込みが適用されません。

届いたCSVには個人情報が含まれるため、書き出す前に用途を決め、使い終わったあとの扱いまで考えておきましょう。